同じことを何度もするならチェックリストを作る方がいいって話

仕事してると、同じような仕事を何度も繰り返しますよね。

毎月15日に請求書を発送するとか、日報を書くとか、Webサイトを更新するとか。

そういう作業って、記憶を頼りにもできるんだけど、チェックリストを使うとすごくやりやすくなります。これはもう確実に。はい。

私の場合、1回やるときに細かい手順をEvernoteに書き出しながらやってみます。

□なんとかってExcelを開く
□○○をコピーする
□どこどこのサイトの管理画面に行ってログインする
□コピーしたのを貼る
□更新ボタンを押す

とかこれくらいの粒度で書きます。これ適当に書いてみたけど、何の作業だ。

粒度は自分がやりやすい単位がいいと思いますが、最初は細かすぎるところからやるべきだと思います。なんとなくこれくらいで覚えてるだろうと大ざっぱにすると、脳に負荷がかかって効率が落ちます。

月に1回の作業とかはこうやっておくと本当に楽になります。うっかりやり忘れがなくなるので。

「朝、2時間かけて4記事更新する!」みたいな作業に向いてます

タスクシュートで雑に2時間取って、「この時間で4記事更新しちゃおう!」みたいな予定を立ててしまいます。でもこれって実際どこまでできるか不透明で、記録としても「128分かかって3記事しかできず……」って感じでしか残らないんですよね。改善がしにくいというか。

でも2時間を30分ごとに区切って、さらに毎回Evernoteのチェックリストを開いて、チェック入れながらやるという風にすると効率がかなり変わってきます。同じチェックリストを4周するわけです。
(Evernoteのチェックリストを書いたノートへのリンクをタスク実行前のヒントに設定しておけば、開始時間を入力すれば開くので便利です。)

タスクシュートには、1記事ごとの所要時間が残るので、「これは難しい内容だったから時間かかったな」とか「これは15分くらいで終わっちゃった」というのが分かりやすくなります。タスク終了後のコメントにも残しておくと確実です。

そして、チェックリストにしているおかげで、次に何をやるか分からなくなることがないんですよね。いつの間にかチェックを忘れて作業しているときもありますが、まとめてチェックを入れれば次に何をすべきかはハッキリします。

やり残しや見落としがないことも確実に分かるので、ストレスが減ります。

タスクシュートとEvernoteのチェックリストノートの組み合わせは、実は仕事を進める上で最強なんじゃないかと思ってます。

↓この『マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門 impress QuickBooks [Kindle版]』とか作者の岡野さんのブログ記事の弁当作りもかなり参考にさせてもらいました。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Evernoteに保存Evernoteに保存

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です


*

日本語が含まれない投稿はできませんのでご注意ください。(スパム対策です、すみません)